Datenschutzerklärung
Stand: August 2026
Entwurfsfassung
Dieser Text beschreibt die tatsächlichen Datenflüsse von ETSpilot nach bestem Wissen und ist als Grundlage für die anwaltliche Prüfung gedacht. Er ersetzt diese Prüfung nicht.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:
Splendid Minds GmbH
Spitzwiesenstraße 33
90765 Fürth
support@splendidminds.de
Was diese Erklärung abdeckt
ETSpilot besteht aus drei Teilen, die unterschiedlich mit Daten umgehen:
- Diese Website (www.etspilot.de) – reine Informationsseite ohne Anmeldung.
- Das Konto-Portal (account.etspilot.de) – Verwaltung von Konto, Abo, KI-Zugang und Projekten.
- Das ETS6-AddIn und die mobile App – arbeiten auf Ihrem Rechner und kommunizieren mit unserem Server.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf einer der folgenden Grundlagen:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – etwa, wenn Sie uns Unterlagen zur Auswertung überlassen. Sie können sie jederzeit für die Zukunft widerrufen.
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – Bereitstellung des Kontos, des AddIns und der Verarbeitung Ihrer Anfragen.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – sicherer Betrieb, Missbrauchserkennung, Verbesserung des Dienstes.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten wir nicht. Sofern Sie solche Daten in eine Anfrage einstellen, geschieht das auf Ihre Veranlassung; wir bitten Sie, davon abzusehen.
Diese Website
Die Website setzt keine Werbe- oder Analysedienste ein. Es findet kein Tracking statt, es werden keine Cookies zu Analysezwecken gesetzt, und es ist keine Einwilligung erforderlich.
Server-Protokolle
Beim Abruf der Seite verarbeitet unser Webserver die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die abgerufene Adresse, den Verweis-Herkunftslink sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Das ist technisch erforderlich, um die Seite auszuliefern und Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.
Schriften
Die verwendeten Schriften werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es findet kein Abruf bei Google Fonts oder einem anderen Dritten statt; Ihre IP-Adresse wird dabei also an niemanden weitergegeben.
Lokale Speicherung
Wenn Sie zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild wechseln, merkt sich Ihr Browser diese Wahl lokal. Diese Angabe verlässt Ihr Gerät nicht.
Konto-Portal und AddIn
Zur Nutzung von ETSpilot ist ein Konto erforderlich. Folgende Daten werden dabei verarbeitet:
| Daten | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse | Anmeldung per Einmalcode, Kontoverwaltung, Systemnachrichten | bis zur Löschung des Kontos |
| API-Schlüssel Ihres KI-Anbieters | Weiterleitung Ihrer Anfragen an den von Ihnen gewählten Anbieter | bis zur Löschung durch Sie; verschlüsselt gespeichert |
| Projektbezogene Inhalte aus der ETS | Beantwortung Ihrer Anfragen durch das KI-Modell | im Chatverlauf, bis Sie diesen löschen |
| Planungsunterlagen im Projektordner | Durchsuchbarkeit durch den Assistenten | bis zur Löschung durch Sie; verschlüsselt gespeichert |
| Nutzungsdaten (Zeitpunkt, Modell, Token-Anzahl) | Abrechnung, Missbrauchserkennung, Kapazitätsplanung | 400 Tage |
| Bewertungen von Antworten | Verbesserung der Antwortqualität | bis zur Löschung des Kontos |
Übermittlung an den KI-Anbieter
Ihre Anfragen gehen nicht unmittelbar an den KI-Anbieter, sondern zunächst an unseren Server in Deutschland. Dort werden sie um KNX-Fachwissen ergänzt und anschließend über den von Ihnen hinterlegten Zugang an den Anbieter weitergeleitet. Je nach Ihrer Wahl ist das:
- Anthropic PBC (Claude) – Übermittlung in die USA
- OpenAI, L.L.C. – Übermittlung in die USA
- Microsoft (Azure AI Foundry) – Region abhängig von Ihrem Endpunkt
Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) beziehungsweise – soweit der Anbieter dort zertifiziert ist – auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Die Anbieter sagen für ihre Geschäftskunden-Zugänge zu, übermittelte Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle zu verwenden. Wenn Sie eine Übermittlung in Drittländer vermeiden möchten, wählen Sie einen Azure-Endpunkt innerhalb der EU.
Was Sie von der Übertragung ausnehmen können
Für jedes Projekt können Sie im Portal festlegen, welche Datenarten Ihren Rechner niemals verlassen dürfen – etwa Sicherheitsschlüssel, Geräteparameter oder die Gebäudestruktur. Gesperrte Kategorien werden weder übertragen noch dem Assistenten zugänglich gemacht.
Spracheingabe
Die Diktierfunktion des AddIns nutzt die Online-Spracherkennung von Windows. Dabei wird Ihre Sprachaufnahme von Microsoft verarbeitet. Die Funktion ist nur nutzbar, wenn Sie dies zuvor in den Windows-Datenschutzeinstellungen freigegeben haben; ETSpilot selbst überträgt keine Audiodaten.
Hosting und Auftragsverarbeiter
Server, Datenbank und E-Mail-Versand betreiben wir bei Dienstleistern innerhalb der Europäischen Union. Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die KI-Anbieter aus dem vorstehenden Abschnitt nutzen Sie über Ihren eigenen Zugang; insoweit gelten zusätzlich deren Bedingungen.
Sicherheitsmaßnahmen
Wir treffen nach Art. 32 DSGVO technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind: durchgehende Transportverschlüsselung (TLS), verschlüsselte Ablage von Zugangsschlüsseln und hochgeladenen Unterlagen, Zugriff nur für die Personen, die ihn zur Aufgabenerfüllung benötigen, getrennte Umgebungen für Entwicklung und Betrieb sowie regelmäßige Aktualisierung der eingesetzten Systeme. Anmeldungen erfolgen über einen Einmalcode; wir speichern keine Passwörter.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir für sechs beziehungsweise zehn Jahre auf; solche Daten werden bis zum Ablauf der Frist in der Verarbeitung eingeschränkt statt gelöscht. Löschen Sie Ihr Konto, entfernen wir Chatverläufe, hinterlegte Zugangsschlüssel und hochgeladene Unterlagen unmittelbar.
Ihre Rechte
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
- Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
- Löschung (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21)
Auskunft, Export und Löschung können Sie im Portal unter „Konto“ selbst ausführen – ohne Anfrage bei uns.
Widerruf und Widerspruch
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen, können Sie jederzeit widersprechen; wir stellen sie dann ein, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen können. Eine formlose Nachricht an support@splendidminds.de genügt.
Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.
Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils gültige Fassung finden Sie auf dieser Seite.